Comment créer une demande de validation de fichiers avec une ou plusieurs étapes imbriquées ?

Découvrez comment créer une demande de validation sur un ou plusieurs fichiers.

1. Comment créer une demande de validation simple sur un fichier ?

Pour créer une demande de validation sur un fichier, rendez-vous dans le module Documents d'un espace de travail.

• Cliquez sur les trois points verticaux situés sur la ligne du dossier.
• Sélectionnez l'option Demandes de validation puis cliquez sur Demander une validation.

Remplissez les informations nécessaires :

• Date (à valider avant le...)
• Nom du responsable (à valider par...)
• Description

Une fois ces informations renseignées, l'utilisateur qui doit valider le document est notifié.
Il a 3 possibilités de réponse :

• Valider
• Questions
• Refuser

Quel que soit son choix, un e-mail sera envoyé à la personne qui a formulé la demande de validation et son message (optionnel) apparaîtra dans le fil des commentaires du fichier.

2. Comment créer une demande de validation de fichiers avec une ou plusieurs étapes imbriquées ?

a. Présentation de la nouvelle version de demande de validation à plusieurs fichiers

La dernière version de Wimi (V7.19.0 - avril 2024), bénéficie d'une avancée majeure dans le processus de validation de vos fichiers.

En effet, vous pouvez dès maintenant :

• Sélectionner plusieurs fichiers à valider pour une même demande de validation,
• Créer plusieurs étapes imbriquées : créant ainsi un flux d'étapes à respecter dans la même demande de validation.
• Indiquer un nombre de validation(s) obligatoire(s) requis dans une étape,
• Indiquez des validateurs obligatoires requis dans une étape,
• Exporter vos demandes de validations à des fins d'archives. 
• Éditer un fichier joint dans une étape, sans quitter votre processus de création de votre demande de validation.

b. Comment créer votre demande de validation à plusieurs fichiers ?

1. Rendez-vous dans le module Documents d’un espace de travail
2. Sélectionnez, le ou les fichiers que vous souhaitez faire valider
3. Cliquez sur Demander une validation :
   • affiché dans le panneau détails, pour 1 seul fichier,
   • ou sur l'option affichée sous le nom d'un espace de travail, pour plusieurs fichiers,
     
     Exemple avec 1 seul fichier à faire valider
     
     Exemple avec une sélection de plusieurs fichiers à faire valider
     
     
     La fenêtre de votre demande s'affiche - ÉTAPE 1
     
4. Entrez une Description pour renseigner votre demande de validation
   ÉTAPE 1
5. À valider par : cliquez sur Sélectionner pour afficher les Utilisateurs (Validateurs)
6. Cocher les Utilisateurs de votre choix qui vont valider le(s) document(s)
   
   Vous pouvez les rechercher en les filtrants par nom ou tag...
   
   
   

7. Puis indiquez combien de validations sont requises pour valider cette ÉTAPE 1

   • Soit, tous les utilisateurs doivent valider le document
     
   • Soit, saisissez le nombre de validateurs requis 
     
     et cliquez sur Suivant,
     
     
8. Cochez les utilisateurs (validateurs) dont leur validation est obligatoire,
   et cliquez sur Suivant
   
   
9. Voici la synthèse de votre demande de la validation à l'ÉTAPE 1 : 
   

   Toutes les informations de votre demande s'affichent  :
   - Tous les utilisateurs que vous avez sélectionnés 
   - Les validateurs requis,
   - Les validateurs obligatoires pour valider cette étape

10. Cliquez sur Modifier, pour modifier votre demande :
    - Apportez vos modifications et cliquez sur Suivant
11. Si vous le souhaitez cochez la case Ajouter une date d'expiration pour cette demande de validation : 
    

    - cliquez dans le calendrier qui s'affiche
    - et cliquez sur la date de votre choix

12. Puis cliquez sur + Ajouter une étape de validation, (décrite ci-après)
13. Ou cliquez sur Demander une validation,
    qui enverra votre demande à tous les utilisateurs (validateurs) de toutes les étapes.

c. Ajouter une seconde étape (2) à votre demande de validation en cours

1. Cliquez sur Sélectionner pour afficher les utilisateurs

2. Cocher les Utilisateurs (validateurs) qui vont valider vos documents à cette ÉTAPE 2
   
   Vous apercevez ainsi le workflow de votre demande : l'étape 1 puis l'étape 2
   
   et choisissez si vous souhaitez + Ajouter une étape de validation : ici ce serait l'ÉTAPE 3
   - Si oui, reproduisez le même processus que vous venez de lire pour ajouter une 2e étape.
   - Et ainsi de suite, pour ajouter une 4e étape etc ..

3. Sinon, cliquez sur Demander une validation,

d. Votre demande de validation affiche le flux des étapes à respecter (1, 2, 3 etc..)

Voici ci-dessous un exemple d'une demande de validation de fichiers avec plusieurs étapes imbriquées qui seront à suivre dans cet ordre pour valider les fichiers et la demande à traiter.

Pour chaque étapes créées, vous pouvez :

• modifier les validateurs sélectionnés (en ajouter, en supprimer),
• changer les dates d'échéances,
• ou supprimer des étapes ou en rajouter.

 

À chaque nouvelle étape créée vous retrouvez :

• toutes les informations que vous avez choisies et sélectionnées 
• sachant que vous pouvez modifier ou supprimer chaque étapes créées

• Cliquez sur l'icône du Crayon pour modifier l'étape correspondante,
• Cliquez sur l'icône de la Corbeille, pour Supprimer l'étape correspondante,
• Cliquez sur Modifier l'étape en cours (ici, l'étape 3)
• Cochez la case pour Ajouter une date d'expiration pour votre demande
• Ou cliquez sur Demander une validation,
  qui enverra votre demande à tous les utilisateurs (validateurs) de toutes les étapes.
  
  

3. Comment accéder aux demandes de validations REÇUES et ENVOYÉES ?

Pour accéder aux demandes de validations que vous recevez et suivre les demandes de validations que vous envoyez :

• Cliquez sur la rubrique Mes validations affichée dans section Mon travail du menu de navigation vertical de Wimi.

 

S'affiche alors deux onglets : 

1. Mes validations : sont les demandes de validations que vous recevez.
2. Mes demandes : sont les demandes de validations que vous envoyez.

a. MES VALIDATIONS : sont les demandes de validations que vous RECEVEZ

• L'onglet Mes demandes sont les demandes de validation que vous recevez

b. MES DEMANDES : sont les demandes de validations que vous ENVOYEZ

• L'onglet Mes demandes sont les demandes de validation que vous envoyez

f. Synthèse de vos demandes en cours avec infos détaillées de chaque étape

Affichage de vos demandes de validations en cours :

Onglet Mes demandes > Section : Mes demandes en cours :

Autre exemple d'affichage d'une demande de validation de documents

Autre exemple d'affichage d'une demande de validation de documents

g. Comment réinitialiser le statut de la réponse d'un validateur ?

Suivant la situation, vous avez la possibilité de Réinitialiser le statut de la réponse d'un validateur qui a déjà validé ou non votre demande. 

• Cliquez sur les 3 points . . . situées en bout de ligne de chaque validateurs,
• Et cliquez sur l'option Réinitialiser le statut de la réponse
  
  
• Le statut reviendra alors à l'état : En attente 

h. Que reçoivent et voient les validateurs dès la réception de votre demande ?

L'onglet Mes validations est dédié aux validateurs qui reçoivent les demandes de validation.

• Vous apercevez les Documents en attente : d'être validés (ci-dessous 2)
  Cliquez sur la flèche pointant vers le bas pour déplier le bloc et voir les détails associés

Présentation ci-dessus d'un document PDF en attente de validation 

i. Que peut répondre un validateur à une demande qui lui a été adressée ?

Le validateur dispose de 3 possibilités pour répondre à une demande de validation

1. Valider le document, 
2. Questions : répondre en postant un message, une question pour commenter la demande
   Ce message sera visible par les deux personnes concernées :
   Le validateur et l'utilisateur qui a envoyé la demande, afin qu'il puisse répondre au validateur et qu'il puisse trancher au final : valider ou refuser la demande.
3. Refuser : Refus de la demande.

Les pictogrammes affichés dans les demandes de validations et leurs actions

Section en cours de rédaction : sera disponible le 23 avril 2024